PRIVACYVERKLARING

Versie 2025

1. Inleiding
Legista Legal neemt de bescherming van uw persoonsgegevens serieus. Deze privacyverklaring legt uit hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, delen en beschermen wanneer u of uw organisatie gebruikmaakt van onze dienstverlening.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Wij verzamelen en verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens als u een (contactpersoon van een) cliënt bent of (een contactpersoon van) een derde (zoals een wederpartij, getuige, zakelijke relatie):
• Zakelijke contactgegevens
Uw naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres.
• Professionele gegevens
Uw functie en de naam van de organisatie waarvoor u werkt.
• Kopie ID
Een kopie van uw paspoort of ander identiteitsbewijs, verzameld om te voldoen aan het wettelijke vereiste dat advocaten de identiteit van hun cliënten verifiëren.
• Communicatie
Onze communicatie met u, waaronder e-mails, gespreksverslagen en andere correspondentie, die noodzakelijk is voor het verlenen van onze diensten en het beheren van onze relatie.
• Zaakgegevens
informatie die relevant is voor de zaak van onze client (juridische positie, contracten, financiële gegevens, rol in een procedure, bevoegdheid, werkzaamheden).

3. Hoe gebruiken wij uw gegevens?
Uw persoonsgegevens worden gebruikt voor het verlenen van juridische diensten aan cliënten, beheren van onze relatie met cliënten (inclusief communicatie en facturering), voldoen aan wettelijke en regelgevende verplichtingen, en verbetering van onze diensten.

4. Grondslagen voor verwerking
Uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van een van de volgende grondslagen:
• Uitvoering van een overeenkomst
Als de verwerking noodzakelijk is voor het verlenen van onze juridische diensten aan u.
• Wettelijke verplichting
Als de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke en regelgevende verplichtingen, zoals belastingwetgeving, antiwitwaswetgeving of gedragsregels.
• Gerechtvaardigd belang
Wij verwerken persoonsgegevens voor relatiemanagement, de verbetering van onze diensten en het onderhouden van onze professionele netwerk.
• Toestemming
In specifieke situaties verwerken wij uw persoongegevens op basis van uw toestemming (zoals het posten van aanbevelingen), welke toestemming te allen tijde ingetrokken kan worden.

5. Met wie kunnen wij uw persoonsgegevens delen?
Wij delen uw persoonsgegevens alleen met derden wanneer dat noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten, of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Voorbeelden van zulke derden zijn: gerechtelijke instanties, wederpartijen in procedures, externe adviseurs. Ook delen wij uw persoonsgegevens met onze verwerkers, die diensten leveren zoals IT-ondersteuning, administratieve ondersteuning en dataopslag. Deze verwerkers handelen onder onze instructies en zijn contractueel verplicht om uw gegevens te beschermen.

6. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is of noodzakelijk voor het instellen, onderbouwen of verdedigen van juridische claims. De bewaartermijnen variëren, afhankelijk van het type gegevens, het type document, en de toepasselijke regelgeving:
• Juridische en zakelijke dossiers
Bewaard in overeenstemming met de wettelijke bewaartermijnen, zoals op grond van de gedragsregels en verjaringstermijnen voor juridische claims.
• Contractuele en administratieve gegevens
Bewaard zolang als nodig is voor de uitvoering van de diensten en conform fiscale en administratieve verplichtingen.
• Communicatie- en relatiemanagementgegevens
Bewaard zolang dat relevant is voor onze zakelijke relatie of totdat om verwijdering wordt verzocht.
• Kopie-ID
Indien wij wettelijk verplicht zijn om u te identificeren, verwijderen wij de kopie-ID direct nadat de identificatie is voltooid.
Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden de gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd.

7. Hoe beschermen wij uw gegevens?
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, wijziging, openbaarmaking of vernietiging. Wanneer u hier specifieke informatie over wilt ontvangen kunt u contact met ons opnemen (zie onze contactgegevens onder 9).

8. Uw rechten
U hebt het recht om toegang te vragen tot de persoonsgegevens die wij van u hebben, ons te verzoeken deze te corrigeren of te verwijderen, en, in bepaalde gevallen, de verwerking hiervan te beperken of bezwaar te maken tegen de verwerking. U kunt ook verzoeken om uw gegevens in een gestructureerde, gangbare en machine-leesbare vorm over te dragen, aan u of een andere organisatie.

Neem voor de hier genoemde verzoeken contact met ons op (zie onder 9). Als u vervolgens nog klachten heeft over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, kunt u een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of een andere toezichthoudende autoriteit in uw EU-lidstaat.

9. Contactinformatie
Voor vragen of zorgen over onze verwerking van uw gegevens kunt u contact opnemen met ons via: mhoevenaars@legistalegal.nl.

10. Wijzigingen in deze privacyverklaring
Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden bijgewerkt in verband met wijzigingen in onze verwerkingen of wijzigingen in regelgeving. Wij raden u aan deze verklaring regelmatig te raadplegen, om op de hoogte te blijven van hoe wij uw informatie beschermen.